POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ECOLOGISTICA

S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S.

ECOLOGISTICA S.A.S. NIT 900.024.398-4
CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S. NIT 900.463.877-3
Dirección: Carrera 33 # 8a - 33, Medellín, Antioquia.
Información de Contacto: Teléfono: (4) 448606 Correo Electrónico:
auditoria@ecologistica.com.co Pagina Web: www.ecologistica.com.co
1. NORMATIVIDAD Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de
Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en
la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de
2013 y demás disposiciones complementarias y será́ aplicada por
ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S, respecto de la
recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas
actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de
conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar
a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad: Documento
físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se
pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el
Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de
las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea
objeto de Tratamiento; d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que
pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Dato publico: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la
Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor publico y aquellos que
puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos
pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales;

f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es
relevante para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles
aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías
de partidos políticos de oposición, así́como los datos relativos a la salud, a la vida
sexual y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o
jurídica, publica o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i)
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, publica o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
Tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean
objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de
operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,
uso, circulación o supresión de los mismos.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS
PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: ECOLOGISTICA S.A.S
podrán hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual
existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de
obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos
por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre
cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios
internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o
dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier
otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información
comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o
promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir,
ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o
concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por ECOLOGISTICA
S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S y/o por terceras personas; g) Desarrollar
el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar procesos de
auditoria interna o externa; i) Registrar la información de empleados y/o
pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de ECOLOGISTICA S.A.S
– CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S i) Los indicados en la autorización otorgada por
el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el
caso;

j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas
filiales, vinculadas, o subordinadas de ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO
AMBIENTAL S.A. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que
dichas compañías requieran la información para los fines aquí́indicados. Respecto
de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados
de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii)
obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las
instalaciones de ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S, estos
se utilizaran para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de
ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S y podrán ser utilizados
como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado,
dicha información será́ utilizada solo para los propósitos aquí́ señalados, y por
tanto, ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S no procederán a
vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización
expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes
prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer
nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que
prestan servicios de mercadeo en nombre de ECOLOGISTICA S.A.S o a otras
entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la
información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición,
desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea
requerido o permitido por la ley.
ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S podrán subcontratar a
terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando
efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información
personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de
servicios, ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S advierte a
dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con
medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines
propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
El tratamiento de datos personales en ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO
AMBIENTAL S.A.S se regirá por los siguientes principios: a) Principio de finalidad:
El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad
legitima, la cual debe ser informada al Titular; b) Principio de libertad: El
Tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados
sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento;

c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será́
efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error; d)Principio de transparencia: En el Tratamiento debe
garantizarse el derecho del Titular a obtener de ECOLOGISTICA S.A.S –
CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e)Principio de
acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información
publica, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán
estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación
masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de
seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de ECOLOGISTICA
S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S se deberá́ proteger mediante el uso de
las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las
personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas
a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su
relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales
sensibles, el Titular podrá́ negarse a autorizar su Tratamiento.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE
TRATAMIENTO POR PARTE DE ECOLOGISTICA S.A.S: Los titulares de datos
personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su
causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos
personales que sean objeto de tratamiento por parte de ECOLOGISTICA S.A.S –
CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S: a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá́
acceder a los datos personales que estén bajo el control de ECOLOGISTICA
S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S, para efectos de consultarlos de manera
gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan
modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que
motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión:
En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los
datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los
propósitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo
en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de
la autorización para realizar el tratamiento;

d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a
presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por
infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos
personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las ordenes emitidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes
descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su
identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos
por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
6. DEBERES DE ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S:
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que
ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S están obligadas a
cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben
cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando actúa como responsable:
(i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la
respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y
suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el
uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados
en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de
veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la
siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii)
Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. B. Deberes cuando El
Tratamiento se sujeta a los limites que se derivan de la naturaleza de los datos
personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Obra como
Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos
en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá́
cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento
esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado
(ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
habeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación
o supresión de los datos.

(v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro
de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las
consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en
la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en
tramite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la
base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por
parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la
calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo
controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la
Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información
únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para
dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando
se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. C.
Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al
Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté
previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de
los datos se deberá́ suscribir un contrato de transmisión de datos personales o
pactar clausulas contractuales según lo establecido en el articulo 25 del decreto
1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado
del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado
y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a
este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del
tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que este
proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento,
en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la
información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando
determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez
se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el tramite respectivo. D.
Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las
eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la
administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL: Con
antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal,
ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S solicitaran al titular del
dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la
finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios
técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la
autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el articulo 7 del Decreto
1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y
necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato
y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la
materia.
8. AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que ECOLOGISTICA S.A.S –
CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S no puedan poner a disposición del titular del dato
personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de
privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para
consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de
Industria y Comercio.
9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES. ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S solo
podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el
tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que
justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia
de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e
históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y
sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá́ a la
supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los
datos personales deberán ser conservados cuando así́ se requiera para el
cumplimiento de una obligación legal o contractual.
10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS
DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: EL ÁREA DE
AUDITORIA INTERNA DE ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL
S.A.S será́ la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que
formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral
5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e).

Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación
podrá́ enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00
p.m. al correo electrónico auditoria@ecologistica.com.co, llamar a la línea
telefónica de ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO AMBIENTAL S.A.S, teléfono
(4) 4486006, o radicarla en las siguiente dirección que correspondientes a nuestra
oficinas.
OFICINA DIRECCIÓN: CARRERA 33 # 8a 33, MEDELLÍN – ANTIOQUIA
La petición, queja o reclamo deberá́ contener la identificación del Titular, la
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando
los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se
requerirá́ al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del
reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha
del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá́ que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo
no sea competente para resolverlo, dará́ traslado a quien corresponda en un
termino máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá́ en la base de datos una leyenda
que diga “reclamo en tramite” y el motivo del mismo, en un termino no mayor a dos
(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá́ mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido. El termino máximo para atender el reclamo será́ de quince (15) días
hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá́ su reclamo, la cual en ningún
caso podrá́ superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
termino.
11. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO
1377 DE 2013: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del articulo 10
del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO
AMBIENTAL S.A.S procederá́ a publicar un aviso en su pagina web oficial
www.ecoligistica.com.co dirigido a los titulares de datos personales para efectos
de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de
ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de
datos de ECOLOGISTICA S.A.S.

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad
establecido en la Ley 1581 de 2012, ECOLOGISTICA S.A.S – CONTEXTO
AMBIENTAL S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que
sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que
realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos
con el fin de garantizar la seguridad de la información.
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 27 de Julio de 2.013 y
entra en vigencia a partir del día 19 de Agosto de 2013. Cualquier cambio que se
presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección
electrónica: www.ecologistica.com.co